KLAUZULA INFORMACYJNA CONTINENTAL OPONY POLSKA SP. Z O.O. DLA PRACOWNIKÓW
W związku z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych znanym powszechnie jako „RODO” chcielibyśmy przekazać Ci kilka informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych.
ADMINISTRATOR TWOICH DANYCH OSOBOWYCH I DANE KONTAKTOWE
Administratorem Twoich danych osobowych jest Continental Opony Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-092, przy ul. Żwirki i Wigury 16C.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z administratorem danych drogą mailową na adres: rodo@continental.com.
CELE PRZETWARZANIA, PODSTAWA PRAWA, OKRES RETENCJI DANYCH
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a. zawarcia oraz wykonania (np. rozliczenia) umowy o pracę, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
b. umożliwienia kontaktów handlowych w ramach zawierania i realizacji umów w imieniu Spółki np. z pracownikami klientów/kontrahentów, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tzw. prawnie uzasadniony interes administratora danych polegający na nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji handlowych;
c. realizacji zobowiązań publicznoprawnych w tym w ramach ZUS oraz należności podatkowych, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z odpowiednimi przepisami prawa;
d. realizacji obowiązków Continental wynikających z przepisów prawa, w szczególności obsługi pracowniczych planów kapitałowych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych;
e. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z wykonywaniem obowiązków przez pracownika, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tzw. prawnie uzasadniony interes administratora danych polegający na dbaniu o dobro Spółki;
f. realizacji obowiązków wynikających z przepisów RODO (aby móc wykazać zgodność z przepisami np. w zakresie prowadzenia ewidencji upoważnień oraz realizacji praw np. w przypadku zgłoszenia przez pracownika żądania sprostowania danych), podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO obowiązek administratora danych wynikający z RODO;
g. zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego w systemach IT (w tym celu w systemach mogą być odnotowywane informacje np.: o dacie zalogowania, wylogowania, dokonywanych zmianach, przeglądaniu dokumentów przez użytkownika) – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tzw. prawnie uzasadniony interes administratora danych polegający na zapewnieniu ochrony informacji i dbaniu o interesy Spółki;
Dane osobowe mogą być przetwarzane także w celu:
h. zamieszczania danych kontaktowych na stronie www Spółki, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na informowaniu o osobach reprezentujących Spółkę;
i. przystąpienia pracownika do świadczeń fakultatywnych (np. ubezpieczenie grupowe, świadczenia medyczne, etc.) w oparciu o odrębną zgodę/przystąpienie do świadczeń, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. zgoda;
j. podnoszenia kwalifikacji pracowników np. w zakresie szkoleń, podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami kodeksu pracy tj. obowiązek pracodawcy podnoszenia kwalifikacji pracowników;
JAKIE DANE PRZETWARZAMY?
Do powyższych celów dane mogą być pozyskiwane z rejestrów państwowych oraz w ramach informacji przekazanych przez organy administracji publicznej.
Oprócz tego przetwarzamy dane osobowe uzyskane bezpośrednio od pracownika przede wszystkim: dane identyfikacyjne, dane adresowe, NIP, REGON i inne potrzebne do zawarcia i rozliczenia umowy dane o wykształceniu, przebiegu pracy, absencji (urlopy, zwolnienia lekarskie, rehabilitacyjne, szkoleniowe i inne), dane o zakresie obowiązków, stawce wynagrodzenia, karach i nagrodach, o dopuszczeniu pracownika do pracy na danym stanowisku oraz inne dane wymagane zgodnie z Kodeksem Pracy; dane o oddziale NFZ oraz inne dane wymagane w formularzu zgłoszenia ZUS ZUA - zgłoszenie, ZUS IUA - zmiana danych, ZUS ZWUA -wyrejestrowanie, ZUS ZCNA - zgłoszenie członka rodziny, ZAS - wniosek o ustalenie okresu zasiłkowego, OL-2 - wniosek o kontrolę zaświadczenia lekarskiego, Z15a - zgłoszenie opieki nad dzieckiem, Z15B - zgłoszenie opieki nad innym członkiem rodziny; dane kadrowe (wysługa lat pracy, stawka wynagrodzeń), dane o czasie pracy, przyznanych nagrodach, potrąceniach (składki związkowe, zajęcia komornicze itp.) numery kont dla przelewów bankowych pracownika, wizerunek.
DANE SZCZEGÓLNYCH KATEGORII (DANE WRAŻLIWE)
Możemy także otrzymać informację o popełnieniu przez pracownika przestępstwa, w wypadku orzeczenia wobec niego środków karnych w postaci zakazu zajmowania określonego stanowiska czy zakazu prowadzenia pojazdów za przestępstwo przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, w sytuacji, gdy skazany w czasie popełnienia przestępstwa prowadził pojazd wykonując pracę zarobkową (art.180 i nast. karnego wykonawczego). Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji obowiązków nałożonych przepisami prawa.
Pracodawca może także przetwarzać informacje dotyczące zdrowia pracowników, jeśli zezwalają mu na to przepisy prawa. Sytuacja te związane są głównie wypadkami przy pracy oraz medycyną pracy.
CO OZNACZA PRZETWARZANIE DANYCH W OPARCIU O ZGODĘ?
Jeżeli dochodziłoby do przetwarzania danych osobowych pracownika w oparciu o zgodę (np. wykorzystanie wizerunku do celów promocyjnych), to:
· zgoda jest zawsze dobrowolna;
· zgoda może być odwołana w każdej chwili osobiście w siedzibie Spółki, drogą korespondencji pocztowej lub mailowej (dane kontaktowe administratora zob. pkt 1);
· wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
· brak zgody lub jej wycofanie, nigdy nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania pracownika.
CZY MUSISZ PODAWAĆ NAM SWOJE DANE OSOBOWE?
Podanie danych osobowych, których możemy od Ciebie żądać w ramach realizacji obowiązków (np. pracodawcy, zobowiązań podatkowych) jest obligatoryjne. W tej sytuacji będziesz informowana/informowany o obowiązku podania danych. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów związanych z realizacją umowy o pracę. Jeżeli zbieralibyśmy od Ciebie zgodę to podanie danych jest dobrowolne.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Dane osobowe są przetwarzane przez okres zatrudnienia a dłużej:
a. w zakresie danych przechowywanych w aktach pracowniczych oraz inne elementy dokumentacji pracowniczej:
¾ wobec pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz po 1 stycznia 1999r. a przed 1 stycznia 2019 r., a wobec których pracodawca nie złożył oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego - przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy [art. 125a ust 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych];
¾ wobec pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. a przed 1 stycznia 2019 r. , wobec których pracodawca złożył oświadczenie o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego oraz wobec pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. - przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł [art. 125a ust 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; art. 94 pkt. 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy];
b. w zakresie danych nieobjętych dokumentacją pracowniczą – po upływie okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych tj. 3 lata od daty wymagalności;
c. w zakresie danych przetwarzanych w celu dokumentacji szkoleń w zakresie BHP stanowiącej dowód w postępowaniu, którego stroną jest Spółka - nie krócej niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt. 9 b k.p. tj. przez okres 10 lat;
d. w zakresie danych przetwarzanych w celu dokumentacji postępowań wypadkowych (wypadki w pracy, wypadki w drodze do/z pracy) - przez okres 10 lat od daty wypadku (art. 234 § 31 k.p.)
e. w zakresie danych związanych z wystawieniem faktur celem rozliczenia umowy: w przypadku dokumentów podatkowych - przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; w przypadku dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione; w przypadku pozostałych dowodów księgowych i sprawozdań (np. dokumentacja finansowo-księgowa dotycząca zapomóg/pożyczek z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej) – przez 5 lat [art. 74 ustawy o rachunkowości];
f. w zakresie danych przetwarzanych w związku z udzielaniem świadczeń z ZFŚS - przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń z tego wynikających. Spółka dokonywać będzie przeglądu tych danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usunie dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów wskazanych w zdaniu poprzedzającym.
g. dane przetwarzane poprzez służbową pocztę elektroniczną zostaną zarchiwizowane na maksymalny okres 1 roku po zakończenia stosunku pracy wyłącznie w celu wysyłania automatycznej odpowiedzi o treści powiadamiającej nadawców o tym, że skrzynka e-mail pracownika nie jest aktywna. W uzasadnionych przypadkach dane, o których mowa mogą być przetwarzane powyżej okresu 1 roku w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
h. w zakresie pozostałych danych – przez okresy wymagane innymi przepisami (np. podatkowymi) lub przez okresy przedawnienia roszczeń (ze stosunku pracy – 3 lata, dla roszczeń osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne lub roszczeń w stosunku do takich osób – 10 lat).
Dane osobowe mogą być usunięte lub zanonimizowane wcześniej, jeżeli zgłosisz skuteczny sprzeciw (gdy dane są przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) lub wycofasz zgodę, o której mowa powyżej (chyba, że pomimo zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody Spółka w dalszym ciągu dysponować będzie inną podstawą przetwarzania danych osobowych – w tym zakresie informacja zostanie przekazana odrębnie).
INFORMACJE O MOŻLIWOŚCI ODBIORU AKT OSOBOWYCH
· W czasie trwania stosunku pracy, w przypadku zmiany prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracownikowi przysługuje prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez Spółkę informacji o jej zmianie.
· W czasie trwania stosunku pracy jak i po jego rozwiązaniu, pracownik ma prawo żądać wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Wydanie nastąpi na udokumentowany wniosek pracownika lub byłego pracownika. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
· W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zgromadzona dokumentacja pracownicza będzie możliwa do odbioru przez byłego pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania wskazanego w niniejszej klauzuli. W przypadku nieodebrania dokumentacji we wskazanym czasie, ulegnie ona zniszczeniu w ciągu 12 miesięcy od upływu okresu jej przechowywania. Po upływie terminu odbioru dokumentacja może jednak zostać wydana byłemu pracownikowi, jeżeli nie została jeszcze zniszczona.
Możliwość złożenia wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej oraz prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - przysługuje:
- dzieciom własnym pracownika, dzieciom drugiego małżonka pracownika oraz dzieciom przez niego przysposobionym;
- przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom pracownika, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonkowi pracownika (wdowie i wdowcowi);
- rodzicom pracownika, w tym ojczymowi i macosze, oraz osobom przysposabiającym.
INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH I TRANSFERZE DANYCH POZA EOG
Dane mogą być przekazywane podmiotom wchodzącym w skład Grupy Continental oraz zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, księgowych czy kancelarie prawne (którzy świadczą usługi dla Continental Opony Polska).
Grupa Continental przyjęła globalne, jednolite i wewnętrzne zasady ochrony danych (Wiążące Reguły Korporacyjne), w oparciu, o które dane mogą być przekazywane w ramach Grupy poza Europejski Obszar Gospodarczy.
JAKIE PRZYSŁUGUJĄ CI PRAWA WOBEC PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?
a. Przysługuje Ci prawo:
· dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych;
· przenoszenia danych;
· prawo do sprostowania i usunięcia danych;
· ograniczenia przetwarzania;
· do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa;
· wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
(zob. więcej: www.uodo.gov.pl). Zachęcamy także do zapoznania się z ulotką na temat przysługujących Ci praw dostępną na https://www.gov.pl/cyfryzacja/RODO-informator.
b. Prawo sprzeciwu:
Za każdym razem, gdy dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (zob. powyżej), czyli w przypadku tzw. uzasadnionego interesu Spółki, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw. Sprzeciw możesz zgłosić w sposób wskazany poniżej (w części jak się z nami kontaktować).
JAK MOŻESZ REALIZOWAĆ SWOJE PRAWA?
Swoje prawa możesz realizować osobiście w siedzibie Spółki, drogą korespondencji pocztowej lub mailowej.